🤖 AIとかNotionのだらだら話す

🌟 はじめに

2023年、ビジネスの世界に大きな衝撃を与えた技術があります。それが「ChatGPT」です。

また近年、情報の整理について新しい概念を持ち込んだ「Notion」というツールがあります。

これら二つのツールをどのように活用すれば、あなたのビジネスや日常業務の生産性を劇的に向上できるのかを探求します。

🌊 時代の変化の波

世界史を見てみると「イノベーションが起きると貧富の差が広がる」という事実があります。産業革命により金持ちと貧乏人が生まれたことを想像してください。

いま私たちはその岐路に間違いなく立っています。日本は独特な文化を持っているため世界の流れとは別なところに向かう可能性もありますが、この波を無視することはできません。

📝 AIとNotionの組み合わせ

草稿を自分で書いて、まとめなおしてもらったり、逆にアイディアの目次を出してもらって、そこから膨らませたり。一人ではまとめ切れない情報をどうやって整理するのか、ChatGPTが手伝ってくれます。そして、それをNotionにまとめます。

正直なところNotionでなくても構いませんが、いまのところこのツール以上に適しているものが見つかっていません。

今回は大きく分ければ「自然言語AIと情報管理ツール」の二つが主題です。それを具体的なサービス名として「ChatGPTとNotion」としました。

🤖 ChatGPTを使ったことはありますか？

使ったことがない方はとにかく登録しましよう。この動画では登録方法などは割愛します。検索してみてください。その情報にアクセスする方法がわからない方はPCスキルの基礎の基礎をyoutubeなどで叩き込んでください。２週間もあれば追いつけるはずです。

使ったことがある方は課金していますか？有料版のGPT4はそれまでとは使いやすさが段違いです。この動画を見てからでも構いませんので検討してみてください。

💰 料金について

月額20ドル。3000円程度です。その価値は間違いなくあります。
情報はどこに保存していますか？
ExcelやGoogleドライブ、ローカルやHDDなどいろいろあると思いますが、快適に管理できていますでしょうか？
うまく管理できているようなら問題ありません。
少しでも不満や改善したいと考えているようならNotionを検討してみてもいいと思います。

🚀 ChatGPTとNotionの導入

✨ ChatGPTの魅力

AIが提供する応答は、ユーザーの能力に依存しません。何でも知っていて文句の言わない秘書になってくれます。
プロンプトさえきちんと入れれば、精度の高い回答を一瞬で得られます。
ライティングの補助、メールの本文を代わりに書いてもらう、など基本的な作業に活用できます。
考えるべきことに集中し、繰り返しやルーティンな作業はAIに任せましょう。

📊 Notionでの効率化

Notionを使って何をするのか？という問いの答えには二つあります。

全ての情報を管理する
プロジェクトとタスクの管理をする

🔍 情報管理の革新

Notionを使用することで、情報の整理とアクセスが飛躍的に向上します。ChatGPTで生成した情報をNotionに保存します。ChatGPTだけでは会話の履歴が管理し切れません。

そのため、いずれどこかにそのテキストを保存することになります。Googleドキュメントでも、メモ帳でもExcelでも構いません。その情報が生きていて、しっかりと見返したり、使える情報であれば問題ないです。

しかし、保存して安心してしまい、二度と見ないということもよくあることです。Notionにすればそれが起きない、という訳ではないです。しかし生きた情報管理をするための仕組みをNotionなら作れます。他のツールではその構成を作るのに苦労します。

🎯 活用方法の詳細

📚 ナレッジベースとマニュアル

社員同士でこんな会話はありませんか？「あれのパスワードどこにあったっけ？」「Aフォルダの中のパスワード002っていうファイルに書いてありますよ」

Notionに全情報を入れておけば、そもそも聞く必要がありません。整理できていなくても検索すればいいだけです。

🎯 プロジェクト管理とその先

プロジェクトやタスクを管理していき、その流れをマニュアルとしてそのままNotion上のナレッジベースにスライドさせることもできます。

前にやったのにどうやってたか思い出せない、途中から調子が出てきた、という経験ありませんか？

🔍 検索とAI機能

有料ですがNotionAIという高機能の検索AIに聞くこともできます。新しく会社やプロジェクトに参画する人にとって、情報のアクセスのしやすさは生産性に直結します。

📈 記憶へのアクセス向上

自分の言葉で時系列にマニュアルを作っておくことで、記憶へのアクセススピードが格段に上がります。また自分しか理解していない流れも共有できます。

⚡ 導入のハードル

🤖 ChatGPTの導入課題

❓ 何をどうしたらいいかわからない

困っていることがあれば、とりあえずChatGPTに聞いてみるという習慣をつけます。

🔒 データプライバシーとセキュリティ

顧客データや機密情報をどう扱うか。セキュリティの問題があります。これは基本的に履歴を残さない設定にするか、そもそも機密情報を入力しないという措置が必要です。月額30ドルx２でチームプランに加入すると履歴あり、学習データととして使われない、という設定ができます。

⚙️ カスタマイズとトレーニング

ChatGPTを特定の業界やビジネスニーズに合わせてカスタマイズする必要があります。カスタマイズと言ってもプロンプトをしっかりと組もうということになります。**「上手に聞けば正確に答えてくれる」**ということです。また、GPTsでカスタムすることもできます。

👥 人間との連携

AIを導入する際、従業員のトレーニングと教育が不可欠です。従業員がAIを効果的に使うための仕組みが必要です。定常業務の流れの中にGPTを使用するようにすると自然な流れで導入されます。

⚖️ 倫理と法律の問題

AIの使用には倫理的な考慮事項が伴います。人工知能の意思決定の透明性、バイアスの問題、法的規制などが検討される必要があります。

こちらについては今回触れません。問題は噴出することは目に見えていますが、自然言語型のAIは状況から明らかに不可逆です。技術が一般に公開されて後戻りできない状況です。とにかく使えるようになってから検討するという立場を取ります。

💰 導入コストとリソース

AIの導入にはコストがかかります。ハードウェア、ソフトウェア、トレーニング、人件費などが含まれます。

まずPCがあることは大前提です。スマホのみの方は数万円をどうにか用意してPCを準備してください。AIやNotionを勉強する前に環境を整える方が先です。
学習コストはそれなりにかかります
- 画面の使い方やAIの基本的な仕組みなどは知っておいた方が効率的にChatGPTを使えます。
- しかし、かなり適当な質問でもその回答精度に驚くと思います。

📊 AI導入の成果の評価と改善

AIの導入後、その成果を評価し、必要に応じてシステムを改善するためのプロセスを確立する必要があります。実際にどうよくなったのか、悪くなったのか、判断する機会を設ける必要があります。

📝 メモ

タイピングが面倒なら音声入力もできます。
スマホからも使えます

📋 Notionの導入ベストプラクティス

Notionの運用のポイントは業務の流れに組み込むこと。
この仕事をするときはNotionで行うという流れを作れば、自然とNotionを使用する機会を得られます。
その中で、便利さに気づいていき、学習意欲も上がっていきます。
ぜひ、個人運用をしてみてください。
- 会社で使うものと完全に分けて、個人ページを運用することもできます。
- サブスクの管理や趣味の情報の管理、パスワードの管理など、誰にとっても便利な使い方を導入して慣れていくと早いです。

🎯 結論

今日は新たな始まりです。

ChatGPTとNotionを活用することで、あなたの時間を大切にし、より重要なことに集中できるようになります。

AI時代において、これらのツールを使いこなすことは、もはや「あったら便利」ではなく「必須スキル」となっています。まずは小さな一歩から始めて、徐々に活用範囲を広げていきましょう。