申込・決済・顧客管理・メール配信がバラバラだった会社を、1つの業務システムに統合した話

「気づいたらツールだらけ」になってないですか？

申込はスプレッドシート📋。決済はPayPal💳。ステップメールは月額SaaS📧。参加者管理は別シート…📊

これ、心当たりありませんか？

「うちは小さい会社だから」と思ってきたけど、気づいたら全部バラバラで、誰も全体像を把握できない状態。これ、めちゃくちゃ多いです。

今回は、医療系セミナー事業者の支援事例として、こういう「継ぎはぎ運用」を1つの業務システムに統合した話を書きます🔧

🌀 ビフォー：これがリアルな現場

支援を始めた時点の状態は、ざっくりこんな感じでした👇

📋 申込：Googleスプレッドシート（フォームから自動転記）
💳 決済：PayPal（決済リンクをメールで送付、入金確認は手動）
👤 顧客管理：別のスプレッドシート（手動で転記）
📧 ステップメール：AutoBiz（月額3,500円の単機能SaaS）
📚 参加者管理：セミナーごとに別シート
💹 売上集計：月末にExcelに手入力して関数で集計

書き出すとそこまで多くない。でもこれが複数ブランドぶん同時に走ってる🌀

歯車として個々は動いてる。でも全体としては「誰も全体像を把握できない」状態でした。

具体的な困りごとはこんな感じ👇

⏳ 数字が翌週まで出ない：月の途中で「今いくら売れてる？」が即答できない
🔍 データが合わない：シートAの参加者数とBの決済済みリストが微妙にズレる
🧠 属人化：入力ルールが担当者の頭の中にしかない、休まれると詰む
💸 ツール料金の積み重ね：月額SaaSが複数、合計すると馬鹿にならない
📝 手動コピペが多い：申込が来るたび、複数のシートに同じ情報を転記

「中小企業あるある」と言えばそれまで。でも事業が拡大するほど全体が見えないことのコストが効いてくるんですよね😩

🔥 限界が来る瞬間（経営者あるある）

経営者から「全部1つにまとめたい」と相談が来るタイミングは、だいたいこのどれか👇

💥 データの不整合で売上が合わない事件が起きた（数十万円規模で原因不明）
🤒 担当者が辞めた・体調を崩したら誰も処理できない
🆕 新しいブランドを増やしたいけど、現状の運用じゃキャパが足りない
💰 月額SaaSの値上げ通知が来て、解約するか統合するか迷ってる

今回は「複数ブランドを横串で見たい」「ステップメールSaaSを解約したい」の2つが直接の引き金🎯

💡 「うちの状態と似てる」と感じたら 初回30分のヒアリング（無料）で、現状の棚卸しと「どこから手をつけるか」だけでも整理できます。 💚 LINEで相談する →

🛠 アフター：1画面に全部まとめた

最終的に、社内ダッシュボード（Webベース）に集約しました👨‍💻

📺 1画面で見えるようになったもの

✅ 申込状況（誰が、いつ、どのセミナーに、いくらで）
✅ 入金状況（決済済み・未決済・返金済み）
✅ 顧客情報（連絡先、過去の参加履歴、購入したサービス）
✅ ステップメールの配信対象と進行状況
✅ ブランド別・サービス別の売上集計
✅ 月次レポート（前月比較、サブスク継続率）

⚡ 自動化したこと

PayPalの決済通知 → 自動で「入金済み」フラグ
決済完了 → 確認メール自動送信＋ステップメールに登録
セミナー申込 → 自動で参加者リストに追加
月額SaaS（AutoBiz等）の機能を内製化

📊 データ規模感

取引データ：約3,700件
顧客データ：200名超
商品（セミナー・サービス）：60種以上
ブランド：3つを横串で管理

技術スタックはNext.js + Firestore + Vercel。でもここはぶっちゃけ重要じゃない🤷‍♂️

大事なのは、

✨ 業務担当者が1画面で全部追えるようになった
💸 月額SaaSの解約で運用コストが下がった

この2つです。

🚶 業務止めずに移行した話

発注者の最大の不安は「移行で業務が止まらないか」⚠️

当然です。日常業務を止めずに新システムに切り替えるのは、技術より段取りの問題でした。

実際の進め方👇

📋 ステップ1（最初の2週間）：棚卸し

現状のスプレッドシート・SaaS・ツールを全部リストアップ
どのツールにどのデータがあるか、どこで何が手動かを可視化
統合後の理想フローをラフに設計

📥 ステップ2（数週間）：既存データを流し込み

既存スプレッドシートのデータを新システムに読み込みだけ
既存運用は止めない（並走）
不整合（重複、フォーマット違い、欠損）を見つけて手当て

🔄 ステップ3（並走期間）：新規申込から新システム経由に

新しく入ってくる申込・決済を新システムで処理
既存処理（古いシート）は当面そのまま
担当者が新システムに慣れる期間

✂️ ステップ4（切り替え）：既存運用を止める

データの整合性を最終確認
月額SaaS（AutoBiz）の機能を新システムで完全代替
古いシートは「参照用」にして書き込み停止
月額SaaSの解約手続き

トータルで1ヶ月超かけました。「3日で全部移行」みたいな無理はしません🚫

小さく寄せて、整合性を確認して、また少し寄せる。これの繰り返し。

✨ 何が変わった？

項目	ビフォー😩	アフター✨
月の売上把握	月末に手動集計	リアルタイムで1画面
決済確認	手動でPayPal画面チェック	自動で「入金済み」反映
ステップメール配信	月額3,500円SaaS	内製機能で代替（解約予定）
新規ブランド追加	シート増殖、手作業激増	システムに登録するだけ
データ不整合	月1回は発生	構造的に発生しない
担当者の属人化	引き継ぎ困難	画面で全部見える

実感ベースで一番大きかったのは、**「数字を見たい時にすぐ見える」**こと🚀

経営判断のスピードが上がりました。これは月額削減よりも価値が大きい。

🎯 こういう会社に向いてます

正直に書きます。この種の業務システム統合が刺さる会社・刺さらない会社ははっきり分かれます。

✅ 向いてる

申込・決済・顧客管理・メール配信のどれかがバラバラのツールで動いてる
スプレッドシート + 月額SaaSの組み合わせが3つ以上ある
月額SaaSの合計が積み上がってきて「これ全部要る？」と感じてる
数字を出すのに毎回Excelで集計し直してる
データ不整合の修正に月数時間以上使ってる
小規模〜中小規模（従業員数十名以下、事業ライン3つ以下くらい）

❌ 向いてない

すでに基幹システム（kintone、Salesforce、業界特化SaaS）が入ってる
業務量が月数十件規模で、Excelで十分回ってる
「全部AIで自動化したい」みたいな抽象度の高い相談（まず棚卸しが先）

業務システム統合は派手な技術ではないけど、継ぎはぎ運用の不便さを毎日感じてる会社にとっては、地味に効く改善です🔧

💰 進め方：「アジャイル」で1機能ずつ育てる🌱

「いきなり全部統合」は重すぎるし、リスクも大きい。だからアジャイル開発のスタイルで進めるのがおすすめです🔄

🛠 月単位で1機能ずつ作って、試して、回す

進め方はだいたいこんなサイクル👇

📋 棚卸しで「効果が大きそうな1機能」を特定
🔨 1〜2ヶ月でその1機能だけ作って導入
👀 業務担当者に使ってもらい、効果と改善点を確認
🎯 結果を見て、次の1機能を決める

これを月額の技術顧問契約で回していくのが相性が良いです。一気に大金を払う必要はなし💸

✨ アジャイルにするメリット

💰 支払いが平準化：毎月固定、いきなり数百万を払わなくていい
🔍 効果が見える：1機能ずつ確認できるから、失敗が小さい
🛑 いつでも止められる：効果が薄いと感じたら次を変更可
🚀 学びが蓄積：担当者も新システムに少しずつ慣れていく
🧩 要件が育つ：使いながら「次はこれ欲しい」が見えてくる

業務システムは「一発で完成品を作る」もんじゃなくて、**「育てていく」**もの🌱

最初から完璧な仕様書なんて誰も書けません。だからこそ、小さく作って、使ってみて、次を決める。このリズムが効きます。

📌 入口プラン

🅰 スポット相談（2万円・1.5時間）：まず棚卸しだけ。「何から手をつけると効果が大きいか」を整理
🅱 月額技術顧問・開発込み（月20万円）：アジャイルに1機能ずつ統合していく、設計から実装までフルサポート
🅲 運用保守プラン（月3万円）：開発完了後の継続フェーズ。トラブル対応・小さな改善・メンテナンス
- 💡 保守料なし（0円）も可能：システム運用に必要な一式（ホスティング・DB・APIキー・ソースコード・運用ドキュメント）を引き継ぎ、自社運用に切り替えることもできます。ベンダーロックインしないのがポリシーです🔓

「1機能だけでも効果が出れば、次が見えやすくなる」。これを繰り返すうちに、気づけば全体が統合されています🎯

📞 同じ状態に身に覚えがあれば

「うちもバラバラなんだけど、何から手をつけたらいいか分からない」「月額ツールが積み上がってきて気持ち悪い」という段階でも大丈夫👌

初回ヒアリング（30分）は無料。現状を聞いた上で、そもそも統合が必要か、どの順番で手をつけると効果が大きいかを率直にお伝えします。

エンジニアが直接対応するので、伝言ゲームなし。技術のことが分からなくても、業務の困りごとを話してもらえれば具体的な提案ができます💬